Vanavond een glas wijn… lekker… de eerste slok brengt mij al onmiddellijk in een zweverige toestand! Ik drink in de week normaal gezien nooit en aangezien ik toch wel vrij fel aan het trainen was voor enkele buitenproportionele sportieve uitdagingen (zoals het een bijna 40-jarige ondernemer betaamt) dronk ik de laatste maanden quasi niets… wat de impact van één glas verklaart. Even uitblazen…

Maar onmiddellijk bezin ik tot mezelf en realiseer mij dat er op dit moment honderden, wereldwijd duizenden, gezondheidswerkers zelfs niet de kans hebben om even uit te blazen, deftig voor hun kinderen te zorgen en op dit moment weinig perspectief hebben op beterschap. Respect, dank, bewondering en toch een beetje een ongemakkelijk gevoel: ik kan hen enkel vragen, met gevaar voor eigen leven en welzijn, om vol te houden, maar zie weinig dat ik daarvoor in de plaats kan zetten… op dit moment toch!

Wat ik wel kan doen is andere ondernemers inspireren met de acties die ik als ondernemer de afgelopen 48u heb genomen om mijn bedrijf te proberen redden. Niet dat ze heiligmakend zijn of absoluut bewezen zijn in hun effectiviteit noch dat ze garantie bieden op een positieve afloop… maar onze kennis en ervaring delen lijkt mij toch de kans op overleven en herstel te vergroten?

Snelheid & pro-activiteit is key!

Van bij de start van deze crisis heb ik en mijn managementteam niet gewacht om proactief maatregelen te nemen: bij ons werkt iedereen sinds maandag reeds thuis en schakelden wij onmiddellijk over op het ‘nieuwe normaal’: telewerken, video conferencing en activatie van Slack als team messenger platform om de communicatielijnen in het hele team open te houden. Op het moment van de officiële ‘lock-down’ waren wij al gerodeerd in het nieuwe werken.

Van bij de start van deze crisis zijn wij in nauw overleg met onze boekhouder, bank en financiële begeleiders om de impact van deze crisis op ons resultaat en vooral onze cash-positie in te schatten en oplossingen te bespreken. Ik wacht hier liever niet tot wanneer heel ondernemend België bij de bank en overheid komt aankloppen.

Communicatie, transparantie & betrokkenheid

Als digitaal agency kunnen wij niet anders dan geloven in tijdige, duidelijke, transparante en pro-actieve communicatie, zowel intern als extern. Wij informeerden al onze klanten, leveranciers & partners reeds vorige week vrijdag per nieuwsbrief over onze aangepaste dienstverlening. Ook op onze website publiceerden we onmiddellijk de nodige informatie. Zo weet iedere belangrijke stakeholder wat zij van ons kunnen verwachten… en wat niet.

Deze week werden, als hoogste prio, al onze klanten telefonisch door mezelf of door ons managementteam opgebeld met de vraag of we ergens kunnen helpen en hoe onze klanten zelf de situatie inschatten. Op basis hiervan konden we snel de impact op het volume van onze dienstverlening voor de komende weken in kaart brengen.

Intern brachten we vorige week donderdag onze mensen reeds samen om de ernst van de situatie te bespreken en mogelijke maatregelen aan te kondigen. Bij grote updates brengen we onmiddellijk ons volledige team op de hoogte. We proberen in ieder geval van bij de start zeer transparant en eerlijk met ons team te communiceren over de situatie en impact op het bedrijf.

Voor onze interne communicatie vinden we het belangrijk dat elk significant virtueel contact plaatsvindt via video conference: het zien van een bekend gezicht, het kunnen lezen van mimiek is belangrijk in het verhinderen van isolement bij teams die vanop afstand met elkaar werken en behoudt, in de mate van het mogelijke, het teamgevoel.

Vrijdag organiseren wij onze eerste virtuele ‘open bar’ met het volledige team: iedereen neemt een cocktail en sluit aan bij de video conference meeting waarin vragen over de crisis zullen worden gesteld en worden besproken in teamverband. Op kantoor had een collega ook een Mol-spel geïntroduceerd op één van onze white boards… dit hebben we inmiddels gedigitaliseerd zodat het spel gewoon kan verder gaan… online.

Het geeft energie om te zien hoe een team zoveel veerkracht toont, begrip voor de situatie en probeert mee te denken aan oplossingen!

Onmiddellijke focus op de opportuniteit

Deze week zijn wij onmiddellijk begonnen met het detecteren van opportuniteiten in deze crisis: er komt tijd vrij voor het verbeteren en optimaliseren van onze website, schrijven van extra content voor onze blog, opkuisen en structureren van ons CRM & database en verfijnen van onze methodologieën en processen. We nemen ook de tijd om eens grondig onze marketingcampagnes te analyseren en de bedrijfsstrategie tegen het licht te houden.

Onze ambitie is om op het moment van herstel sterker voor de dag te komen dan voor de crisis!

Wij zijn er ook van overtuigd dat wij als bedrijf in deze tijden zichtbaar moeten zijn en blijven. Uiteraard hebben we ons marketingbudgetten wat bijgesteld, maar net nu lijkt ons het moment ideaal om ondernemers te bereiken, om content te verspreiden en potentiële klanten aan te spreken. Het is in ieder geval leuk te zien dat we desondanks de situatie nog steeds aanvragen van nieuwe prospecten binnenkrijgen!

Wake-up and smell the coffee…

De realiteit is natuurlijk hard… en dat mag u als ondernemer niet mis-/ont-/onderkennen. Ja, we gaan omzet verliezen. Ja, dit gaat impact hebben op uw cash reserve. Ja, dit kost marge en ja, dit heeft impact op uw klanten, personeel en u eigen mindset als ondernemer en neen, u heeft geen zekerheid dat de situatie op korte termijn kentert.

Maar oorlog voeren zonder het slagveld te kennen, weten hoeveel troepen u heeft en waar ze opgesteld staan met welke wapens is onbegonnen werk.

U kan als ondernemer drie dingen doen: bevriezen, vluchten… of vechten! Wij kiezen voor de derde optie. Daarom zijn wij de afgelopen 48h druk in de weer om met beschikbaar cijfermateriaal, feedback van klanten en onze eigen inschatting van de situatie en zo goed mogelijke overlevingsstrategie te ontwikkelen.

Vanuit deze overlevingsstrategie hebben we beslist, proactief, om een deel van ons team voor tijdelijke werkloosheid aan te melden, ons productieniveau van de komende weken verplicht ons hier immers toe.

We zijn zeer kritisch door onze vaste kosten gelopen en hebben daarin ook een aantal minder plezante keuzes moeten maken en we zijn op zoek gegaan naar extra inkomstenstromen die we weldra zullen activeren, kleine beetjes helpen immers!

Om het met de woorden van Darwin te zeggen: het zijn niet de sterksten, noch de meest intelligente soorten die overleven, maar wel de soorten die zich het snelst kunnen aanpassen!

Het tweede glas is intussen leeg… tijd dus voor concreet advies:

1. Wees proactief, snel en doortastend in uw maatregelen om de crisis aan te pakken
2. Analyseer en rationaliseer
3. Betrek uw team en wees transparant en vooral eerlijk in uw communicatie
4. Communiceer! Liever te veel dan te weinig, zowel met interne als externe stakeholders
5. Overleg! Opnieuw liever te veel dan te weinig… met uw bank, met uw boekhouder, met uw raad van advies… met eender wie u een zinvol inzicht kan leveren.
6. Panikeer niet, maar aanvaard de realiteit
7. Denk in milestones: wat is de volgende grote horde die u moet nemen en wat moet daarvoor gebeuren?
8. Blijf positief, kijk vooruit en hou rekening met het perspectief van herstel

Keep fighting… en als u even wil sparren, feel free to contact me!